Bir satış ya da alış tek bir anda olup bitmez; birkaç belgeye yayılır. Her belgenin ne doğurduğunu bilmek, bu işin temelidir. Çünkü kullanıcıların en sık sorduğu soru şudur: "Belgeyi kestim ama bakiye değişmedi, hata mı var?"

Cevap genellikle hayırdır. Her belge farklı bir şey doğurur:

Kısaca: irsaliye malı taşır, fatura parayı doğurur. Teklif ve sipariş hiçbir mali iz bırakmaz, bu yüzden rahatça değiştirilebilir.

Her belgenin iki hali vardır. Taslak halde belge sizin çalışma alanınızdadır; hiçbir defterе dokunmaz, istediğiniz gibi değiştirirsiniz. Onay anında yukarıdaki tablodaki etkiler doğar.

Bu yüzden emin olmadığınız faturayı taslakta bırakmak güvenlidir. Ay sonunda taslakta unutulmuş fatura kalıp kalmadığını kontrol etmek de bir alışkanlık haline gelmelidir.